Tiedonhaussa on usein vaikeinta keksiä oikeat hakusanat. Hakuaiheesta ensimmäisenä mieleen tulevilla sanoilla voi löytyä satoja teoksia tai niitä ei löydy yhtään. Esim. hakusanalla kriisiyhtiöt löytyy LUC-Finnasta vain pari julkaisua, mutta valitsemalla hakusanoiksi termit ’kriisit’ ja ’yritykset’ julkaisuja löytyykin jo lukuisia. Hakusanojen miettimiseen kannattaa käyttää hetki aikaa. Mieti, mikä omassa aiheessasi on keskeisintä, minkälaisista asioista haluaisit löytää lisää tietoa. Tavoitteena on tunnistaa hakuaiheen keskeiset käsitteet, mahdolliset vaihtoehtoiset sanat ja synonyymit. Tiedonhaku on hyvä aloittaa käyttämällä hakusanoina kahta tai kolmea keskeistä käsitettä.
Kirjastotietokannoissa julkaisujen sisällöt kuvataan asiasanoin. Asiasanat valitaan niin, että ne kuvaavat mahdollisimman hyvin julkaisun sisältöä. Kuvailu auttaa tiedonhakijaa hakemaan tietoa oikeilla käsitteillä. Usein pelkkä julkaisun nimi ei riitä kuvailemaan sen sisältöä. Alla olevan esimerkin teoksessa ’Kohti parempaa tulevaisuutta’ julkaisun nimi ei kerro mm. että teos käsittelee pohjoismaista yhteistyötä. Teokselle onkin tallennettu tietokantaan useita sisältöä kuvaavia asiasanoja. Jos asiasanoja ei käytetä hakusanoina, hakutulokseen tulevat vain julkaisut, joiden nimissä hakusanat esiintyvät, ja tällöin jäisi runsaasti olennaista tietoa löytymättä. Huomaa, että LUC-Finnassa asiasanat löytyvät klikkaamalla teoksen nimeä! Asiasanat ovat Aiheet-kohdassa.
Asiasanoina käytetään vain asiasanastoista löytyviä termejä. Yleinen suomalainen ontologia YSO on Suomessa tavallisimmin käytetty asiasanasto, se on käytössä mm. yliopistokirjastojen, yleisten kirjastojen sekä ammattikorkeakoulukirjastojen tietokannoissa. Eduskunnan kirjaston tietokannassa käytetään EKS -asiasanastoa.
Tarkista käyttämäsi hakusanat YSO tai EKS -asiasanastoista. Esimerkiksi sanaa alkuasukkaat (ohjaustermi) ei käytetä YSOssa asiasanana, vaan sen sijaan käytetään käsitettä 'alkuperäiskansat'.
Asiasanastosta näkyvät myös mahdolliset vaihtoehtoiset sanat (assosiatiiviset käsitteet) ja sekä ylä- että alakäsitteet. YSOn asiasanat ovat usein monikkomuotoisia. Tarkista asiasanan/käsitteen kirjoitusasu ja käytä hakusanaa siinä muodossa kuin se on asiasanastossa tai katkaise hakusana (kts. myös Hakusanojen katkaisu).
Vihje! Löydettyäsi yhden hyvän aiheeseesi liittyvän teoksen, tarkastele sille tallennettuja asiasanoja. Näin voit löytää hyviä uusia hakusanoja. Kattavaan tiedonhakuun kannattaa usein yhdistää sekä luonnollisen kielen sanoja että asiasanastojen termejä.
Hakutulosta voidaan laajentaa katkaisemalla hakusana sopivasta kohdasta, jolloin mukaan tulevat myös sanan taivutusmuodot. Katkaisu on tärkeää varsinkin suomen kielessä, jossa sanoilla on monia taivutusmuotoja. Hakusanojen katkaisu on erityisen tärkeää silloin, kun hakusanoina käytetään sanoja, jotka eivät ole asiasanoja, vaan esiintyvät esimerkiksi teoksen nimessä.
Katkaisumerkki vaihtelee tietokannoittain, mutta on yleisimmin *, kuten LUC-Finnassa.
Esimerkiksi haettaessa sanalla KIRJA* tulevat mukaan kaikki kirja-alkuisen sanan sisältävät viitteet (kirja, kirjallisuus, kirjailija, kirjasto jne.)
