Lisätietoa tietoturvasta ja yliopiston säilytysratkaisuista löydät tietohallinnon ja IT-palveluiden verkkosivulta. Yhteydenotot joko palveluportaalin kautta LUC IT Service Portal tai sähköpostitse servicedesk(at)luc.fi (henkilökunta) tai helpdesk(at)ulapland.fi (opiskelijat).
Huomaathan, että aineistojen avaamista sekä pitkäaikaissäilytystä ja hävittämistä tutkimuksen jälkeen käsitellään oppaan seuraavassa osassa.
Kuvaile miten aiot järjestää aineistojen keräämisen, säilyttämisen ja varmuuskopioinnin tutkimuksen aikana. Määrittele myös kuka on vastuussa varmuuskopioinnista. Osoita, että tunnet Lapin yliopiston tarjoamat tallennusratkaisut, tiedon suojaustasot ja tietoturvamääräykset.
Pidä huolta siitä, että valitsemasi säilytysratkaisu on tarpeeksi turvallinen ja riittävästi suojattu etenkin, jos käsittelet henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä tai muuta luottamuksellista aineistoa. Ole aina yhteydessä IT-palveluihin ja tietosuojavastaavaan, jos aiot kerätä erityisiä henkilötietoryhmiä.
Jos tutkimushankkeessa on mukana useita tutkijoita, suunnittele aineiston yhteiskäyttö ja mahdolliset siirrot huolellisesti.
Jos mahdollista, suosi Lapin yliopiston tarjoamaa henkilökohtaista tai ryhmälle luotua verkkolevyä tallennuksessa ja Lapin yliopiston laitteita aineiston käsittelyssä.
LUC Tietoaineistojen luokittelu ratkaisee sen, missä voit säilyttää aineistoasi ja kuinka se täytyy suojata. Suunnittele aineiston säilytys sen mukaan, mitä suojaustasoa aineisto vaatii.
Suojattu ja varmuuskopioitu levytila, johon henkilökunta voi tallentaa tiedostoja. Soveltuu myös korkean suojausluokan tietojen kuten erityisten henkilötietoryhmien säilyttämiseen, kun tiedot on salattu. Sovi aina etukäteen IT-palveuiden kanssa erityisten henkilötietoryhmien säilyttämisestä ja suojaamisesta. Levytila ei ole niiden väitöskirjatutkijoiden käytössä, joilla ei ole työsuhdetta yliopistoon.
IT-palvelut voi perustaa suojatun ja varmuuskopioidun verkkolevytilan työryhmille. Kaikki ryhmän jäsenet pystyvät tallentamaan ja muokkaamaan tiedostoja, mutta ne on suojattu ulkopuolisilta käyttäjiltä. Soveltuu henkilötietojen säilyttämiseen, kun tiedot on salattu. Ole aina yhteydessä IT-palveluihin ryhmätilasta jo tutkimuksen suunnitteluvaiheessa.
Lapin yliopiston Office 365 pilvipalvelut soveltuvat aineiston tallentamiseen ja käsittelyyn, jos ne eivät sisällä korkean suojausluokan tietoja. OneDrive on pilvipalvelu tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen. Käyttäjäkohtainen levytila on 1 tera. Huomioi rajoitukset henkilötietojen tallennuksessa.
Etähaastatteluihin suositellaan käytettävän Teamsia tai Zoomia Lapin yliopiston tunnuksilla. Noudata tällöin LUCin ohjeistusta etähaastattelujen toteutuksesta.
Suurta tallennuskapasitettia vaativille tutkimusprojektien aineistoille. IDA-säilytyspalvelu on hyödyllinen ja tietoturvallinen ratkaisu etenkin eri yliopistojen välisille yhteisprojekteille, joissa analysoidaan samaa aineistoa. Se soveltuu datan tallentamiseen, järjestelyyn ja datan jakamiseen käyttäjäryhmän kesken sekä datan säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa. Palvelu on tarkoitettu Suomen korkeakouluille ja Suomen Akatemian projekteille (akatemiahankkeet, huippuyksiköt, tutkimusohjelmat, tutkimusinfrastruktuurit). Huomioi rajoitukset henkilötietojen ja muiden luottamuksellisten tietojen tallennuksessa.
Erityisten henkilötietoryhmien ja muun arkaluonteisen tiedon säilyttämisen ja jakamisen palvelukokonaisuus tutkimusprojekteille. Palveluiden käyttö vaatii teknistä osaamista. Ota yhteyttä IT-palveluihin.
CSC:n tarjoama palvelu, joka soveltuu julkisten aineistojen jakamiseen esimerkiksi eri organisaatioissa työskentelevän tutkimusryhmän kesken.
Henkilökohtaiset laitteet eivät ole suositeltavia ratkaisuja aineiston pääasiallisiksi säilytyspaikoiksi. Tutkija on itse vastuussa niiden suojaamisesta ja niissä on aina katoamisen ja vahingoittumisen vaara. Suositeltavaa on käyttää LUC IT:n hallinnoimia yliopiston laitteita, joiden tietoturva ja aineiston salaamisen käytännöt käydään tarvittaessa läpi IT:n kanssa.
Väitöskirjatutkijat, jotka eivät ole työsuhteessa yliopistoon, joutuvat yleensä käyttämään pääasiallisena säilytyspaikkana omaa tietokonetta tai ulkoista kovalevyä. Omien laitteiden turvallisuudesta ja tietojen salaamisesta on huolehdittava riittävällä tasolla. Laitteiden turvallisuuden voi tarkistuttaa Helpdeskissä ja IT-pavelut neuvoo myös tietojen suojaamisessa ja salaamisessa.
Puhelimen käyttö aineiston keräämiseen ja säilyttämiseen vaatii erityistä huolellisuutta ja laiteasetusten muokkaamista. Puhelimet ovat usein automaattisesti yhteydessä laitevalmistajan pilvipalveluun ja samanaikainen tutkimus- ja yksityiskäyttö muodostaa tietoturvariskin. Sinun tulee huolehtia tarkasti siitä, että esimerkiksi henkilötietoja sisältävät aineistot eivät siirry pilveen ja että ne on suojattu. Tämä voi olla käyttännössä hankalaa toteuttaa.
Suosi äänittäessä, kuvatessa ja videokuvatessa siihen tarkoitettuja laitteita kuten sanelimia ja kameroita, jotka eivät ole yhteydessä pilveen. Voit lainata tallentimia Lapin korkeakoulukirjastosta. Laitteissa ei yleensä ole suojausta, joten suojaa niissä olevia tietoja säilyttämällä laitetta lukitussa tilassa ja noudattamalla varovaisuutta laitteita käytettäessä ja siirrettäessä. Siirrä tallenteet laitteelta mahdollisimman nopeasti muuhun tallennuspaikkaan.
Vältä laitteiden käytössä ja tietojen siirroissa niiden yhdistämistä laitevalmistajan pilvipalveluun. Ole varovainen myös langattomien yhteyksien kanssa. Turvallisinta on ottaa langattomat yhteydet pois päältä. Voit myös salasanasuojata yhteydet.
Funet FileSender on erityisesti suurikokoisten tiedostojen lähettämiseen tarkoitettu palvelu. Se on käytettävissä HAKA-kirjautumisella. Funet Filesender ei ole tarkoitettu tiedostojen pysyväissäilytykseen, vaan tiedostot poistuvat jaosta määräajan kuluttua.
Huolehdi tarkoin myös muun kuin digitaalisen aineiston säilytyksestä ja suojaamisesta. Henkilötietoja tai muuta luottamuksellista tietoa sisältävät aineistot on säilytettävä lukitussa tilassa.