Tutkimusaineistojen hallinta

Tutkimusaineistoihin liittyy erilaisia juridisia ja eettisiä kysymyksiä koko niiden elinkaaren ajan. Ne vaikuttavat siihen, miten voit kerätä, säilyttää ja käsitellä tutkimusaineistoja sekä siihen, kuka aineistoa voi käyttää ja mihin tarkoitukseen. Huomioi eettiset ja juridiset näkökulmat koko tutkimusprosessin ajan.

Sinun on osoitettava aineistonhallintasuunnitelmassa, että tunnet aineiston käsittelyyn liittyvän lainsäädännön ja huomioit eettiset kysymykset. Kuvaa suunnitelmassa tarvittavat toimenpiteet sekä se, millaisia riskejä tietojen käsittelyyn liittyy. Aineistonhallintasuunnitelma on itsenäinen dokumentti, joten ei riitä, että viittaat esimerkiksi tietosuojaselosteeseen tai kuvaat henkilötietojen käsittelyä vain siinä.

• Selvitä käytätkö luottamuksellista aineistoa, kuten henkilötietoja, sensitiivistä lajitietoa, liikesalaisuuksia tai sotilastietoja.
• Osoita, että ymmärrät tietoturvan merkityksen tutkimusaineistojen hallinnassa ja tunnistat mitä tietoja käsittelet sekä noudatat Lapin yliopiston tietoturvaohjeita.
• Tarkasta ennen tutkimuksen aloitusta ja aineistokeruuta edellyttääkö oma tutkimuksesi eettistä ennakkoarviointia.
• Selvitä tarvitsetko tutkimuslupaa.
• Kiinnitä erityistä huomiota eettisiin kysymyksiin tehdessäsi alkuperäiskansatutkimusta. Tutustu Saamelaisia koskevan tutkimuksen eettisiin ohjeisiin ja CARE-periaatteisiin. Aineistonhallinnan näkökulmasta esimerkiksi huolellinen henkilötietojen käsittely tähtää vähemmistöjen oikeuksien turvaamiseen.
• Huomioi, ettei aineistonhallintasuunnitelmassa käsitellä laajasti tutkimusetiikkaa, vaan keskitytään aineistoihin.

Tutkimuksen vastuullinen johtaja vastaa siitä, että hankkeessa noudatetaan tietosuojalainsäädäntöä ja Lapin yliopiston tietosuojapolitiikkaa. Kaikessa aineistojen käsittelyssä huomioidaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) Hyvä tieteellinen käytäntö -ohje.

On tärkeää että tunnistat sen, keräätkö tai käsitteletkö tutkimuksessasi henkilötietoja. Tämä vaikuttaa kaikkiin muihin aineistonhallinnan osa-alueisiin. Tutustu huolellisesti Lapin yliopiston ohjeisiin tutkimuksen tietosuojasta ja huomioi henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvä sääntely (tietosuoja-asetus GDPR ja tietosuojalaki).

Henkilötietoja käsiteltäessä on aina tunnistettava mm. rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelyperuste sekä kuvattava tutkittavien informointi.

• Huomioi että Lapin yliopistossa rekisterinpitäjä on tutkimushankkeissa yleensä yliopisto. Jos teet tutkimusta itsenäisesti, olet itse rekisterinpitäjä.
• Tutkimuksen tietosuoja -sivulta löydät mallipohjan tietosuojaselosteelle. Lisää mallipohjia, esimerkiksi suostumulomakkeita, löytyy oikeudellisten palveluiden intrasta otsikon Sopimuspohjat ja ohjeet alta. Saat lomakepohjat joko ohjaajaltasi tai tietosuojavastaavalta, jos et ole työsuhteessa yliopistoon.
• Kerro kuinka suojaat tutkittavien yksityisyyden ja tarvittaessa anonymisoit tai pseudonymisoit aineistosi. Huomioi, ettei se, että anonymisoit tai pseudonymisoit aineistosi, tarkoita ettet käsittelisi henkilötietoja.

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä auttaa yliopiston tietosuojavastaava osoitteessa tietosuoja(at)ulapland.fi.

Aineistoihin liittyvistä oikeuksista ja vastuista on sovittava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Lapin yliopiston Datapolitiikka edellyttää, tutkimusaineistojen omistajuudesta, käyttöoikeuksista, käyttöehdoista ja tekijyydestä sovitaan.

Kuvaa aineistonhallintasuunnitelmassa tutkimusaineistoon liittyvät omistajuus- ja käyttöoikeusasiat, tekijänoikeusasiat, oikeuksiensiirtomenettelyt ja salassapitokäytännöt. Huomioi niiden vaikutukset myös aineiston avaamiseen.

Jos aiot avata tutkimusaineistosi, on se suositeltavaa lisensoida käyttäen CC-lisenssiä. Lisensseillä voit varmistaa aineistojen käytettävyyden ja asettaa sille ehdot.

Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Tutkimusetiikka