Aineistojen tallentaminen ja organisointi

Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken. Niiden avulla voidaan varmistavaa, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin.

Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.

Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat mm. hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet, tiedostojen koko ja luonne sekä tietoturvaan liittyvät seikat. Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta. Tietoturvan varmistamiseen kuuluu aineiston tuhoutumisen, vahingoittumisen ja muuttumisen tai varastamisen estäminen sekä pääsy- ja käyttöoikeuksien hallinta. Myös varmuuskopiointi on osa tietoturvaa.

Salattavat aineistoja ovat aineistoja, joissa erityisiä tai tarkkoja henkilötietoja tai jotka organisaatio on määrittänyt salaisiksi tai sellaisiksi, joihin on rajattu pääsy.

Lisää erityyppisistä aineistoista ja niihin soveltuvista tallennustavoista löytyy LUC ohjeistuksesta tutkimusaineistojen hallintaan ja tietoturvaan.

HUOM! Kännyköiden nauhoitusohjelmien käyttöä ei suositella tietoturvasyistä.

Tiedostojen hallinta

Alta löytyvässä Taulukossa 2 on kuvattu tiedostojen hallinnan hyviä käytänteitä.

Taulukko 2. Tiedostojen hallinnan hyviä käytänteitä.

Tiedostojen organisointi ja nimeäminen

Nimeämiskäytännöt on hyvä suunnitella ja sopia projektin alussa
Nimeämisen tulee olla johdonmukaista ja selkeää
Nimien ei tulisi olla liian pitkiä kuin ei myöskään liian lyhyitä
Hyvä tiedostonimi on loogisesti jäsennetty ja se kertoo sisällöstä (esim. projektin nimi, aineiston nimi, tekijä, pvm vuosi-kk-pv versionumero)
Käytä tarvittaessa lyhenteitä. Lyhenteiden merkitys tulee dokumentoida, jotta lyhenteet ovat ymmärrettävissä.
Vältä erikoismerkkejä

Systemaattinen aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset myös aineistojen mahdolliselle jatkohyödyntämiselle.

Tiedostomuodon (tiedostoformaatin) valinta

Tiedostomuodon valinta kannattaa tehdä varhaisessa vaiheessa, jotta vältytään esimerkiksi turhilta formaatinmuutoksilta.
Tiedon siirtäminen formaatista toiseen ei yleensä onnistu täydellisesti, jotain tietoa saattaa hävitä, esim. tekstin muotoilut, taulukoiden tietosisältö, kuvien resoluutio tai äänenlaatu.
Tiedostomuodon tulisi olla sellainen, jota voidaan käyttää mahdollisimman pitkään. Kokonaan ohjelmistoriippumattomia tallennusformaatteja ei kuitenkaan ole tarjolla.

Yleisiä tiedostoformaatteja, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat:

Teksti:
txt, .odt., .rtf, .csv, PDF/A, .html,.xml

Kuva: jpeg, tiff, png, dng

Video: MPEG-4 (.mp4), dpx

Ääni: FLAC, aif, aac

Lisätietoja:

Dokumentointi

Aineiston hyvällä dokumentoinnilla varmistetaan aineiston ymmärrettävyys ja jatkokäyttö. Dokumentoitavia seikkoja ovat mm.

miten aineisto on kerätty
miten sitä on käsitelty, kuka ja milloin
käytetyt laitteet ja ohjelmistot
muuttujien arvot
käytetyt koodit ja lyhenteet
eri versioiden hallinta
laadunvarmistusprosessit
muu tieto, jolla varmistat aineiston ymmärrettävyyden ja jatkokäytön

Datan yhteyteen on hyvä tehdä erillinen readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu.