Ennen aineistonkeruuta on tärkeää selvittää, tarvitaanko aineiston keräämiseen tutkimuslupa. Jos tutkimuksen kohteena on jossakin organisaatiossa tapahtuva toiminta (esimerkiksi sairaala, oppilaitos, yritys), tulee kohdeorganisaatiolta pyytää lupa tutkimuksen toteuttamiseen.
Tutkimuslupaa pyydetään kohdeorganisaatiolta sen määrittelemien käytäntöjen mukaisesti. Useat organisaatiot kertovat lupakäytänteistään verkkosivuillaan. Erityisesti isoissa organisaatioissa lupien käsittely noudattaa tiettyä kaavaa ja aikataulua, mistä syystä lupapyynnön käsittely voi olla hidasta.
Myös silloin kun tutkimus kohdistuu Lapin ammattikorkeakoulun tietoaineistoihin, henkilökuntaan tai opiskelijoihin, täytyy tutkimuksen tekijän hakea tutkimuslupaa.
Lupaa ei tarvita Lapin AMKin sisäisessä laadunkehittämistyössä käytettävissä kyselyissä tai muissa vastaavan tyyppisissä selvityksissä.
Lupaa haetaan sähköisellä lomakkeella ja se toimitetaan kirjaamoon (kirjaamo@lapinamk.fi).
Tutkittavien informointi on tärkeä osa tutkimusaineiston elinkaarta. Huolellinen informointi ja riittävät suostumukset muodostavat perustan eettiselle ja lainmukaiselle tutkimukselle sekä tutkimusaineiston jatkokäytölle.
Informoinnin perusteella tutkittavien tulee ymmärtää, kuinka heitä koskevia henkilötietoja kerätään, käytetään, luovutetaan, säilytetään ja muulla tavoin käsitellään. Henkilötietojen käsittelylle tulee aina olla käsittelyperuste. Tutkimuksen käsittelyperusteita ovat esimerkiksi suostumus ja rekisterinpitäjän lakisääteisen tehtävän suorittaminen. Suostumuksen tulee olla tietosuoja-asetuksen mukainen. Katso Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistus.
Informoinnilta edellytetty yksityiskohtaisuus ja laajuus määräytyvät tutkimuksen erityispiirteiden mukaan. Niiden merkitys tulisi arvioida jo osana tutkimuksen etukäteissuunnittelua. Keskeistä on se, onko kyse tunnisteellisesta aineistosta eli aineistosta, josta voidaan tunnistaa esimerkiksi yksittäinen henkilö.
Tutkittavia tulee aina informoida kirjallisesti, kun käsitellään arkaluonteisia tietoja. Tietoarkiston ohjeissa kerrotaan, miten ja mistä tutkittavia informoidaan, kun tutkimuksessa käsitellään heidän henkilötietojaan. Ohjeissa on yksityiskohtaisesti selitetty informoinnin laatuvaatimukset, ajankohta ja sisältö. Tutustu Tietoarkiston henkilötiedon käsittelyä koskeviin ohjeisiin.
Kun tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia tietoja, informointi voidaan antaa myös suullisesti, jolloin tutkijan on kuitenkin dokumentoitava, miten hän on tutkittavia suullisesti informoinut.
Tutkittavien informoinnin ja suostumuksen mallipohja löytyy Lapin AMK intrasta.