Suojaustaso ratkaisee missä voit säilyttää aineistoasi ja kuinka se täytyy suojata. Voit tutustua suojaustasoihin tarkemmin IT:n sivulla Tietoturvallisuus
Julkisia aineistoja ei tarvitse erikseen suojata, mutta niitä tulee silti käsitellä huolellisesti. Julkisia aineistoja ovat kaikki muut kuin perussuojaustason ja korkean suojaustason aineistot, mm. julkaisut, tiedotteet ja julkiset asiakirjat.
Perussuojaustason tiedot tulee aina suojata huolellisesti. Perussuojaustason tietoja ovat esimerkiksi:
Korkeaan suojaustasoon kuuluvat erityiset henkilötietoryhmät, joiden käsittelyä opinnäytetyössä ei suositella. Löydät lisätietoa oppaan osiosta Henkilötietojen käsittely.
Lapin yliopiston Office 365 pilvipalvelut soveltuvat yleensä opinnäytetyön aineiston tallentamiseen ja käsittelyyn. OneDrive on pilvipalvelu tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen. Käyttäjäkohtainen levytila on 1 tera. Huomioi, että perussuojaustason tiedot tulee suojata. Officen pilvipalveluja ei voi käyttää, jos käsittelet korkean suojaustason tietoja.
Huolehdi oman tietokoneesi ja siellä säilytttämiesi tietojen suojaamisesta mm. palomuurin, haittaohjelmatorjunnan, varmuuskopioinnin ja salasanasuojauksen avulla. Voit myös salata aineistosi. Älä käytä muistitikkua tiedostojen ensisijaisena tai ainoana tallennuspaikkana. Jos tallennat tikuille tietoa, jota tulee suojata, hanki tiedot salakirjoittava muistitikku.
Suosi äänittäessä, kuvatessa ja videokuvatessa siihen tarkoitettuja laitteita kuten sanelimia ja kameroita, jotka eivät ole yhteydessä pilveen. Laitteissa ei yleensä ole suojausta, joten suojaa niissä olevia tietoja säilyttämällä laitetta lukitussa tilassa ja noudattamalla varovaisuutta laitteita käytettäessä ja siirrettäessä. Siirrä tallenteet laitteelta mahdollisimman nopeasti muuhun tallennuspaikkaan.
Vältä laitteiden käytössä ja tietojen siirroissa niiden yhdistämistä laitevalmistajan pilvipalveluun. Ole varovainen myös langattomien yhteyksien kanssa. Turvallisinta on ottaa langattomat yhteydet pois päältä. Voit myös salasanasuojata yhteydet.
Voit käyttää esimerkiksi haastatteluissa myös Teamsia Lapin yliopiston tunnuksilla. Huolehdi siitä, että tilaisuuteen on pääsy vain kutsutuilla ja että saat luvan tilaisuuden tallentamiseen. Älä välitä henkilötietoja tai muita luottamukselisia tietoja chatissa.
Puhelimen käyttö aineiston keräämiseen ja säilyttämiseen vaatii erityistä huolellisuutta ja laiteasetusten muokkaamista. Puhelimet ovat usein automaattisesti yhteydessä laitevalmistajan pilvipalveluun ja samanaikainen tutkimus- ja yksityiskäyttö muodostaa tietoturvariskin. Sinun tulee huolehtia tarkasti siitä, että esimerkiksi henkilötietoja sisältävät aineistot eivät siirry pilveen ja että ne on suojattu. Tämä voi olla käyttännössä hankalaa toteuttaa.
Huolehdi myös muiden kuin digitaalisten aineistojen turvallisesta säilyttämisestä ja käsittelystä tai digitoi ne ja hävitä alkuperäiset. Perussuojaustason ja korkean suojaustason tiedot tulee säilyttää lukitussa tilassa.
Lisätietoa tietoturvasta ja yliopiston säilytysratkaisuista löydät tietohallinnon ja IT-palveluiden verkkosivulta.
IT-pavelut neuvoo laitteiden turvallisuuteen sekä tutkimusaineistojen suojaamiseen ja salaamiseen liittyvissä kysymyksissä. Opiskelijoiden helpdesk palvelee osoitteessa helpdesk(at)ulapland.fi ja yliopiston pääaulan palvelupisteessä.
Apua tiedostoformaatin valintaan löydät esimerkiksi Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirjasta.
Lapin yliopiston IT-palvelut suosittelee Cryptomator-ohjelman käyttöä salauksessa.
