Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia sekä helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken. Ne varmistavat aineistojen löydettävyyden ja käytettävyyden vielä hankkeen jälkeenkin.
Tietoturvan varmistaminen on oleellinen osa tallentamista. Se edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja teknisiä toimenpiteitä. Näin varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.
Alla olevista taulukoista löydät tietoa tiedostojen hallintaan sekä aineistojen tallentamiseen ja tietoturvaan liittyvistä asioista.
| Tiedostojen organisointi ja nimeäminen |
|
Systemaattiset aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset myös aineistojen mahdolliselle jatkohyödyntämiselle. |
| Tiedostomuodon (tiedostoformaatin) valinta |
|
Yleisiä tiedostoformaatteja, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat: Teksti: Kuva: jpeg, tiff Video: MPEG-4 (.mp4) Ääni: FLAC Lisätietoja: |
| Dokumentointi |
Aineiston hyvällä dokumentointilla varmistetaan aineiston ymmärrettävyys. Dokumentoitavia asioita ovat mm.
|
Datan yhteyteen on hyvä tehdä erillinen readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu.
|
Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat organisaation omat ohjeet ja tarjolla olevat tallennuspalvelut
Lapin AMKin tietoaineistojen käsittelemistä ja tallentamista koskevat yleiset ohjeet ohjaavat käyttäjää valitsemaan tarpeeseen sopivan tiedoston tallennuspaikan ja kertoo mitä voidaan tallentaa, minne ja millä ehdoin.
Pilvipalveluohjeita
Jokainen pilvipalvelun käyttäjä vastaa itse sinne tallentamistaan tiedoista. On syytä harkita, mitä TKI-toimintaan liittyvää materiaalia pilvipalveluun tallennetaan ja/tai siellä käsitellään. Pilvipalvelu ei takaa tietojen säilymistä palvelussa vakavissa vikatilanteissa. Myös käyttäjän itse vahingossa poistamaa tietoa ei saada palautettua.
Pilvipalveluiden soveltuvuutta tallentamiseen voidaan arvioida esimerkiksi käyttämällä korkeakouluille soveltuvaa eDuuni-wikistä löytyvää Pilviohjetta.
Korkeakoulujen yhteinen arviointiryhmä on koonnut arviointisivuston, jossa on arvioitu eri pilvipalveluiden tietoturvan tasoa ja palvelun soveltuvuutta käytettäväksi organisaation toiminnassa.
Kansalliset palvelut
IDA on tutkimusdatan säilytyspalvelu, joka kuuluu Fairdata-palvelukokonaisuuteen. Se soveltuu hankkeen aikaiseen datan tallettamiseen ja datan jakamiseen käyttäjien kesken. Myös valmis data voidaan säilyttää IDAssa muuttumattomassa tilassa. Se ei sovellu arkaluontoisia henkilötietoja tai biometrisiä tunnisteita sisältävälle datalle eikä myöskään raskaassa käytössä olevalle laskentadatalle tai jatkuvasti muuttuvalle datalle. Korkeakouluille on varattu IDAaan maksuttomat säilytyskiintiöt.
ePouta on sensitiivisen datan käsittelyyn tarkoitettu CSC:n palvelu. Sen kehitystyö on vielä meneillään.
Tietoturva
Tietoturvasta huolehtiminen on tärkeää aina, mutta erityisen tärkeää se on silloin, kun on kyse arkaluontoisesta aineistosta.
Tietoturvaluokitus selventää mitä tarkoittaa tiedostojen tallennuksessa korkea suojaustaso, perussuojaustaso ja julkiset tiedot. Tietoturvaluokitus listaa myös esimerkkejä eri suojaustasoihin kuuluvista tiedostoista.
Tutustu myös Lapin AMKin intrassa olevaan Tietoturvaohjeistukseen.
