Tutkimusportaali LaCRIS

Tiedot automaattisesti SAPsta ja Reportronicista

• projektien SAP-nimi ja –numero, luokitukset, hallinnoiva yksikkö, alku- ja loppupvm, osallistujat, heidän roolinsa
• myöntöjen SAP-nimi ja –numero, luokitukset, hallinnoiva yksikkö, rahoitukseen liittyvät osallistujat, rahoituspvm

Täydennettävä käsin

• luodaan puuttuvat projektit ja myönnöt (tutkimuspalveluiden projektit)
• lisätään puuttuvat henkilöt, kun kirjasto on luonut heidät LaCRISiin (palvelu- ja hallintohenkilöstö)

Projektitietojen täydennys ja korjaus

• nimi kahdella kielellä
• akronyymi
• vastuututkija nostetaan listan alkuun
• varmistetaan, että kaikki projektin osallistujat ovat mukana (Repo-roolit oikein!)
• partnerit

Rahoitusmyöntöjen täydennys ja korjaus

• nimi kahdella kielellä
• akronyymi
• partnerit
• rahoittajaorganisaation nimi auki kirjoitettuna ja pienillä kirjaimilla
• SAPin rahoittajakoodi jää vain luokitukseksi
• myönnetty rahoitus ja omarahoitusosuus
• partnerien rahoitukset, jos LY on koordinaattorina

Näkyvyys projektille ja myönnölle

• vaihdetaan julkiseksi, kun tiedot ovat kunnossa, siihen asti ”Luottamuksellinen”

HUOM. henkilökohtaiset projektit syötetään kirjastossa, niiden projektityyppi on ”Henkilökohtainen projekti” ja myönnön toiminnan luonne –tyypit ovat ”Henkilökohtainen rahoitus” ja ”Väitöskirja”. Näiden projektien rahoitus myönnetään suoraan ao. tutkijalle eikä se kulje yliopiston taloushallinnon kautta.

Projekteja ja myöntöjä voi hakea erilaisten suodattimien avulla:

Projektin ja myönnön tietoja pääsee muokkaamaan pienestä kynän kuvasta napauttamalla:

Tekstikenttien kieliversiot saa esiin pienillä lippunappuloilla vasemmassa yläkulmassa:

Tiedonsiirrossa tulleet tiedot, joita ei voi muuttaa LaCRISissa on merkitty pienellä ympyrällä: 

Jos tällainen tieto on virheellinen, se pitää korjata lähdejärjestelmässä ja odottaa seuraavaan päivään, että korjattu tieto siirtyy LaCRISiin.

Tiedonsiirrossa tulleet tiedot, jotka voi muuttaa LaCRISissa on merkitty pienellä ympyrällä, jossa on viiva päällä: 

Jos jotakin tietoa tarkistaaksesi tms. syystä painat jonkin tiedon kohdalla Muokkaa-nappia eikä sinulla ole tarvetta muuttaa mitään, pääset yleensä turvallisesti takaisin joko Peruuta-nappulalla tai ao. ikkunan oikeassa yläkulmassa olevalla ruksilla.

LaCRISiin siirtyy tietoa automaattisesti joka yö henkilöstö-, opinto-, talous- projekti- ja käyttäjähallinnon järjestelmistä. Siten esim. SAPiin tai Reportroniciin tallennetut tiedot näkyvät LaCRISissa seuraavana päivänä. Sellaiset tiedot, joita ei voi muuttaa LaCRISissa, päivittyvät em. lähdejärjestelmiin tehtyjen muutosten jälkeen. Osa tiedoista tuodaan LaCRISiin siten, että niitä voi muuttaa LaCRISissa. Ne eivät enää päivity, vaikka SAPiin tai Reportroniciin tehtäisiin muutoksia.

Henkilöstöhallinnon järjestelmästä siirtyvät kaikkien henkilökuntaaan kuuluvien tiedot. Kaikkien jatko-opiskelijoiden tiedot siirtyvät opintohallinnon järjestelmästä.

LaCRISin projekti vastaa SAPin 10-numeroisella koodilla merkittyjä tietoja.

LaCRISin myöntö vastaa SAPin 12-numeroisella koodilla merkittyjä tietoja. LaCRISiin tuodaan vain myönnetyt rahoitukset, ei toteumatietoja.

LaCRISin roolit projektin osallistujille määräytyvät Reportronicin roolien mukaan:

SAPista voidaan tuoda projekti ja myöntö vain, jos joku projektiin osallistujista on tiedekuntien, AK:n, Kielikeskuksen tai Koken henkilökuntaa.

Kaikki projektinavausilmoituksen luokitukset (projektityyppi, toiminnan luonne, rahoitustyyppi, yliopistojen rahoitusmallin luokka) tuodaan SAPista LaCRISiin, jotta varmistetaan, että SAPin ja LaCRISin raportit perustuvat yhteneviin tietoihin.

Automaattisissa tiedonsiirroissa ei tule mukaan  sellaisia projekteja tai myöntöjä, joiden kaikki osallistujat ovat muista yksiköistä. Jos jossakin palvelu- tai hallintoyksikössä tai tutkijakoulussa on projekti, joka halutaan näkyviin tutkimusportaaliin, niin koko projekti, myöntö ja/tai puuttuvat henkilöt pitää lisätä käsin tai lisätään Reportronicissa projektiin ja myöntöön myös jonkun tutkijan nimi siksi aikaa, että tiedot siirtyvät SAPista ja Reportronicista ja poistetaan ao. ihmisen nimi siirron jälkeen ko. projektista ja myönnöstä sekä Reportronicissa että LaCRISissa. Järjestely on sovittava ao. ihmisen kanssa, koska hän saa operaation aikana automaattisia sähköpostiviestejä LaCRISista.

Jos sitten joku LaCRISiin käsin tehdyn projektin henkilökunnasta siirtyy tiedekuntaan, AK:een, Kokeen tai Kielikeskukseen tai aloittaa jatko-opiskelun, ko. projekti ja myöntö ilmaantuvat tuplatietueina automaattisesti SAPista LaCRISiin. Käsin tehdyistä tietueista pitää silloin kopioida tiedot automaattisesti tulleisiin tietueisiin ja poistaa käsin tehdyt tietueet. Poistonappula on oikeassa alakulmassa oleva punainen ruksi.

Kun projekti saa rahoituspäätöksen, yksikössä tulee tehdä projektinavausilmoitus taloushallintoon, joka avaa projektin taloushallinnon järjestelmään (SAP). SAPista projektitiedot siirtyvät projektihallinnon järjestelmään (Reportronic), jossa niihin liitetään mm. projektin osallistujatiedot. SAPista ja Reportronicista siirtyy tutkimusportaaliin automaattisesti

• projektin nimi taloushallinnossa (lyhennetty hakemuksessa olleesta nimestä)
• projektin ja rahoitusmyönnön numerot taloushallinnossa
• projektityyppi (yhteisrahoitteinen, liiketoiminta jne.)
• toiminnan luonne (tutkimus, koulutus, yhteiskunnallinen vaikuttavuus, taide)
• projektin osallistujat
• projektia hallinnoiva yksikkö
• projektin liittyminen yliopiston strategiseen profiiliin ja/tai painoaloihin
• projektin rahoittaja / rahoittajatyyppi
• rahoitustyyppi yliopistojen rahoitusmallin mukaan.

Tutkimusportaalissa on erikseen projekteille myönnetyt rahoitukset (Myönnöt) ja itse projektit (Projektit). Tämä johtuu siitä, että samalle projektille voi olla useita rahoitusmyöntöjä ja projekti voi saada uusia rahoitusmyöntöjä projektin alkamisen jälkeen.

• Eriyttämällä myönnöt ja projektit toisistaan pystytään pitämään projektin sisällöllinen kokonaisuus yhtenäisenä julkisella verkkosivulla: projektilla on oma sivunsa ja eri rahoitusmyönnöistä näkyy projektin sivulla vain rahoittajan nimi ja rahoituksen määrä.
• Myöntöön merkitään vain ne henkilöt, jotka on mainittu rahoituspäätöksessä. Näin myönnöt näkyvät vain niiden henkilöiden CV:llä, jotka ovat rahoitusta hakeneet.

Projektitiedot ovat siirron jälkeen luottamuksellisina eli eivät näy julkisessa portaalissa.

Tärpissä tarkistetaan, korjataan ja päivitetään ne tiedot, jotka ovat käytettävissä rahoituspäätöksessä tai projektin avausilmoituksessa. Näihin kuuluvat

• Projektin nimeksi korjataan SAPista tulleen tiedon tilalle rahoituspäätöksessä mainittu nimi suomeksi ja englanniksi (vaihda kieli lippunappuloilla), jos molemmat vain ovat saatavilla. Puuttuvasta toisen kielisestä nimestä s-postiviesti projektin vastuututkijalle, sihteerin ei tarvitse kääntää. Vaikka toinen kieliversio projektin nimestä puuttuisi, pitää kuitenkin huolehtia, että kummallekaan kielelle ei jää projektin nimi keskeltä katkaistuna, kuten se usein SAPista tulee.
• Lyhytotsikoksi ei merkitä mitään
• Projektin akronyymi eli kirjainlyhenne, joka kirjoitetaan omaan kenttäänsä. Akronyymiä ei jätetä nimikenttään.
  
  

• Projektin osallistujat. LaCRISissa tulee näkyä projektin sisällöllinen vastuuhenkilö (yleensä rahoitushakemuksen varsinainen tekijä) sekä kaikki ne, jotka osallistuvat projektiin sisällöllisesti. Jos nimiä puuttuu, tarkista, että roolit ovat oikein Reportronicissa. Jos joku tarvittavista projektihenkilöistä on muusta yksiköstä kuin tiedekunnista, AK:sta, Kielikeskuksesta tai Kokesta, pyydä LaCRISin pääkäyttäjää lisäämään hänet (lacris@ulapland.fi). Sen jälkeen voit liittää hänet projektiin.
• Projektin vastuuhenkilö nostetaan nimien perässä rivin oikeassa laidassa olevilla pikkunuolilla ylimmäksi

• Projektin hallinnoija on se yksikkö, jonka kustannuspaikalle rahoitus menee. Jos tässä on virhe, korjaa SAPiin. Jos projektilla on monta osallistuvaa yksikköä yliopistolla, tiedonsiirto laittaa satunnaisesti jonkin niistä hallinnoivaksi. Sillä ei ole raporttien kannalta mitään väliä.
  
  

• Projektin rahoituspäätöksessä mainitut yhteistyöpartnerit. Merkitse projekti yhteistyöprojektiksi, niin voit tallentaa partnerit.
  

Valitse projektia koordinoiva organisaatio johtavaksi:

• Projektin elinkaari  merkitään rahoituspäätöksen mukaisesti. Jos projekti saa jatkoaikaa, loppupäivämäärää muutetaan.
  

• Projektiin liittyvään rahoitusmyöntöön pääset kohdasta "Projektiin liittyvät hakemukset ja myönnöt" (myöntöön liittyvä ohje alla)
• Projektin osanottajat linkittävät itse julkaisunsa, aktiviteettinsa yms. myöntötietojen alle
• Profiili-, paino- ja LUC-strategian ala tulevat SAPista. Jos ne puuttuvat, lisää ne SAPiin hankkeen perustelumuistion mukaisesti.
  

• Tietojen täydennyksen ja korjausten jälkeen projektin näkyvyys vaihdetaan avoimeksi
  
  ja tallennetaan muutokset
  

Tärpissä täydennetään ja korjataan sellaiset tiedot, joita ei saada SAPista siirtymään tai SAPissa ei ole. Avaa myöntö joko projektin tietojen kautta tai erikseen myönnöistä hakemalla.

• Myönnön nimeksi korjataan SAPista tulleen tiedon tilalle rahoituspäätöksessä mainittu nimi suomeksi ja englanniksi (vaihda kieli lippunappuloilla), jos molemmat vain ovat saatavilla. Pitkää projektin nimeä voi myönnön nimessä lyhentää esim. jättämällä alaotsikon pois tms. Älä kuitenkaan katkaise sanoja. Puuttuvasta toisen kielisestä nimestä s-postiviesti projektin vastuututkijalle, sihteerin ei tarvitse kääntää. Merkitse rahoittaja myönnön nimeen kauttaviivan jälkeen
• Lisää tai siirrä akronyymi eli kirjainlyhenne omaan kenttäänsä, jos lyhenne on käytössä
• SAPista tullut nimi jää lyhytotsikoksi
  
  

• Tarkista, että myönnössä näkyy niiden ihmisten nimet, joille rahoitus on rahoituspäätöksen mukaan myönnetty
  
  
   

• Rahoituksen hallinnoija on se yksikkö, jonka kustannuspaikalle rahoitus menee. Jos tässä on virhe, korjaa SAPiin. Tieto korjautuu tulevan yön ajossa.

• Rahoituspäätöksessä mainitut yhteistyöpartnerit. Merkitse myöntö yhteisrahoitukseksi, niin voit tallentaa partnerit. Valitse projektia koordinoiva organisaatio johtavaksi.
  
  

• Täydennä ja korjaa rahoitustiedot napauttamalla Muokkaa
  

• Muuta rahoitusorganisaation nimi todelliseksi, jos rahoitusorganisaationa näkyy SAPin (yleensä tikkukirjaimin) kirjoitettu koodi (esim. OPM, KOTIRAHASTOSÄÄTIÖ, MUU_JULKRAHOITUS, MUU_ULKOMAINEN, Muu rahoitus). Rahoitusorganisaation nimi näkyy projektin julkisella verkkosivulla ja sen pitää olla tavallisen ihmisen ymmärrettävissä. Jos rahoittajina on monta yritystä tai kuntaa, voi merkitä monen nimen sijasta "Useita yrityksiä" tai "Useita kuntia" tms. Suomen Akatemian, Business Finlandin ja EU-hankkeisiin merkitään myös rahoitusohjelma ao. kenttään.
  
  
   

• Kirjaa myönnön suuruus ja mahdollinen omarahoitusosuus Rahoitusyhteenvetoon.
  Jos alkuperäinen on muussa valuutassa, merkitse sekin.
   
• 

• Tarkista, että myönnön näkyvyys on oikein:
  • pääsääntöisesti myöntö ja rahoitus "Avoimesti näkyvillä"
  • liiketoimintaprojekteissa myöntö "Avoimesti näkyvillä" ja rahoitus "Vain asianosaiset LaCRIS-käyttäjät"
• Tallenna
  

Voit vielä tarkastaa, että julkisessa portaalissa näkyy oikeat tiedot ja että liiketoimintaprojekteilla ei näy myöntösummaa. Julkinen portaali on osoitteessa:

Jos sinulla on jo julkinen portaali avoinna, muista päivittää sen sivu, jotta saat juuri tallentamasi tiedot näkymään