Henkilökunnan ja vierailevien tutkijoiden affiliaatiotiedot tulevat tiedonsiirroissa Mepcosta alku- ja loppupäivineen. Henkilökunnalle, vieraileville tutkijoille ja väitöskirjatutkijoille merkitään affiliaatiot tutkimusryhmiin, -yhteisöihin ja -verkostoihin kirjastossa. Kirjasto merkitsee niihin päättymispäiväksi saman kuin Mepcosta tulleessa sopimustiedossa on. Kun pätkätöitä tekevän sopimuksia uusitaan, hän voi itse käydä muuttamassa näiden tutkimusryhmä- yms. affiliaatioidensa päättymispävän uuden sopimuksensa mukaisesti.
Kun työ- tai vierailijasopimuksella tiedekunnassa tai AK:ssa ollut lähtee yliopistosta, tulisi henkilöstöhallinnon tarkistaa, ettei hänelle jää roikkumaan affiliaatioita tutkimusryhmiin, -yhteisöihin tai -verkostoihin eikä instituutteihin ja sitä kautta ao. ihminen näkyviin tutkimusportaaliin. Näin käy vääjäämättä, kun toistaiseksi voimassa olleessa työsuhteessa ollut ihminen lähtee eläkkeelle, muuhun työhön tms. tai jos joku lähtee kesken sopimuskauden. Näin voi käydä myös, jos ihminen on itse käynyt poistamassa kirjaston merkitsemän affiliaation päättymispäivän noista tutkimusryhmistä yms.
Tutkimusryhmän, -yhteisön, -verkoston tai instituutin poistaminen tutkijalta:
