Tutkimusportaali LaCRIS

Kun projekti saa rahoituspäätöksen, yksikössä tulee tehdä projektinavausilmoitus taloushallintoon, joka avaa projektin taloushallinnon järjestelmään (SAP). SAPista projektitiedot siirtyvät projektihallinnon järjestelmään (Reportronic), jossa niihin liitetään mm. projektin osallistujatiedot. SAPista ja Reportronicista siirtyy tutkimusportaaliin automaattisesti

• projektin nimi taloushallinnossa (lyhennetty hakemuksessa olleesta nimestä)
• projektin ja rahoitusmyönnön numerot taloushallinnossa
• projektityyppi (yhteisrahoitteinen, liiketoiminta jne.)
• toiminnan luonne (tutkimus, koulutus, yhteiskunnallinen vaikuttavuus, taide)
• projektin osallistujat
• projektia hallinnoiva yksikkö
• projektin liittyminen yliopiston strategiseen profiiliin ja/tai painoaloihin
• projektin rahoittaja / rahoittajatyyppi
• rahoitustyyppi yliopistojen rahoitusmallin mukaan.

Tutkimusportaalissa on erikseen projekteille myönnetyt rahoitukset (Myönnöt) ja itse projektit (Projektit). Tämä johtuu siitä, että samalle projektille voi olla useita rahoitusmyöntöjä ja projekti voi saada uusia rahoitusmyöntöjä projektin alkamisen jälkeen.

• Eriyttämällä myönnöt ja projektit toisistaan pystytään pitämään projektin sisällöllinen kokonaisuus yhtenäisenä julkisella verkkosivulla: projektilla on oma sivunsa ja eri rahoitusmyönnöistä näkyy projektin sivulla vain rahoittajan nimi ja rahoituksen määrä.
• Myöntöön merkitään vain ne henkilöt, jotka on mainittu rahoituspäätöksessä. Näin myönnöt näkyvät vain niiden henkilöiden CV:llä, jotka ovat rahoitusta hakeneet.

Projektitiedot ovat siirron jälkeen luottamuksellisina eli eivät näy julkisessa portaalissa.

Kun projektin tiedot ovat siirtyneet tutkimusportaaliin, hankesihteeri täydentää tietoja:

• projektin koko nimi suomeksi ja englanniksi (jos käytettävissä)
• projektin akronyymi
• projektissa mukana olevat henkilöt
• projektin yhteistyöpartnerit (partnerit tallennetaan, vaikka yliopisto ei olisi koordinaattori!)
• projektin alku- ja loppupäivämäärät
• projektin avausilmoituksessa mainittu tieteenala
• projektin rahoittaja (kun se ei ole tullut automaattisesti)
• rahoituksen määrä (yliopiston koordinoimissa projekteissa myös partnerien osuudet) ja myöntöpäivämäärä. Liiketoimintaprojekteissa rahoituksen määrä merkitään luottamukselliseksi, jolloin se ei näy julkisessa portaalissa.
• rahoittajan projektitunniste.

Täydennyksen jälkeen hankesihteeri vaihtaa tiedot julkisiksi eli projekti alkaa näkyä julkisessa portaalissa.

Projektin johtajan tai projektipäällikön vastuulla on täydentää

• Projektin puuttuva suomen- tai englanninkielinen nimi, jos hankesihteerillä ei ole ollut käytettävissä
• Projektin kuvaus suomeksi ja englanniksi 
• Harkinnan mukaan lyhyt kuvaus avaintuloksista
• Muut tieteenalat (tarvittaessa)
• Linkki projektin verkkosivuille Infowebissä tai muussa vastaavassa järjestelmässä silloin, kun sellainen sivu tai sivusto on olemassa.

Kaikkien projektiin osallistuvien vastuulla on tallentaa

• Projektin tuottamat julkaisut omiin tietoihin ja linkki projektiin
• Projektin tuottamat ja yliopiston itse julkaisemat raportit yms. Laudaan ja Lauda-linkit tutkimusportaaliin ao. julkaisun tietoihin
• Projektin tuottamien tieteellisten julkaisujen rinnakkaistallennus tutkimusportaaliin julkaisusopimuksen ehdoilla
• Projektiin liittyvät aktiviteetit omiin tietoihin ja linkki projektiin
• Projektin näkyvyys mediassa omiin tietoihin ja linkki projektiin
• Linkit projektin mahdollisille some-kanaville.

Tiedot päivittyvät jatkuvasti heti julkiseen portaaliin.

Kirjasto voi auttaa julkaisutietojen tallentamisessa ja artikkelien rinnakkaistallennuksessa, ota yhteyttä lacris@ulapland.fi.

Katso ohjeet raporttien toimittamiseen ja julkaisemiseen.

Tutkimusportaaliin voidaan liittää myös henkilökohtaisten apurahojen myönnöt ja noilla apurahoilla tehdyt projektit. Pelkkä apuraha ei näy julkisessa portaalissa, vaan sille luodaan myös projekti. Tällöin julkisessa profiilissasi näkyy ko. projekti ja siihen saamasi rahoitus. Rahoitustieto tulostuu myös CV:llesi, jos tuotat sellaisen tutkimusportaalista.

Henkilökohtainen apuraha voidaan liittää myös yliopistolle saadulla rahoituksella toteutettavaan projektiin, jolloin se näkyy vain yhtenä rahoitusrivinä projektin julkisella sivulla. Henkilökohtaisesti saatu rahoitus tulostuu kuitenkin CV:llesi, jos tuotat sellaisen tutkimusportaalista.

Tutkimusportaaliin voidaan liittää henkilökohtaisina projekteina myös sellaisia projekteja, joita tutkijat tekevät yhteistyössä jonkin ulkopuolisen organisaation kanssa ilman erillisrahoitusta, mutta useinkin laskuttavat esim. matkakustannuksia ko. yhteistyökumppaniltaan.

Henkilökohtaisia rahoituksia ja projekteja ei voi itse syöttää tutkimusportaaliin. Jos haluat sellaisen tallennettavaksi, ota yhteyttä kirjastoon lacris@ulapland.fi. Kerro viestissäsi

• projektisi nimi
• projektin alku- ja loppupäivämäärät
• rahoittaja (jos projektille on myönnetty rahoitus)
• rahoituksen myöntöpäivämäärä
• myönnetty summa
• mahdollinen (-set) yhteistyöorganisaatio(t) ja mikä niistä johtaa projektia.