Kun projekti saa rahoituspäätöksen, yksikössä tulee tehdä projektinavausilmoitus taloushallintoon, joka avaa projektin taloushallinnon järjestelmään (SAP). SAPista projektitiedot siirtyvät projektihallinnon järjestelmään (Reportronic), jossa niihin liitetään mm. projektin osallistujatiedot. SAPista ja Reportronicista siirtyy tutkimusportaaliin automaattisesti
Tutkimusportaalissa on erikseen projekteille myönnetyt rahoitukset (Myönnöt) ja itse projektit (Projektit). Tämä johtuu siitä, että samalle projektille voi olla useita rahoitusmyöntöjä ja projekti voi saada uusia rahoitusmyöntöjä projektin alkamisen jälkeen.
Projektitiedot ovat siirron jälkeen luottamuksellisina eli eivät näy julkisessa portaalissa.
Kun projektin tiedot ovat siirtyneet tutkimusportaaliin, hankesihteeri täydentää tietoja:
Täydennyksen jälkeen hankesihteeri vaihtaa tiedot julkisiksi eli projekti alkaa näkyä julkisessa portaalissa.
Projektin johtajan tai projektipäällikön vastuulla on täydentää
Kaikkien projektiin osallistuvien vastuulla on tallentaa
Tiedot päivittyvät jatkuvasti heti julkiseen portaaliin.
Kirjasto voi auttaa julkaisutietojen tallentamisessa ja artikkelien rinnakkaistallennuksessa, ota yhteyttä lacris@ulapland.fi.
Tutkimusportaaliin voidaan liittää myös henkilökohtaisten apurahojen myönnöt ja noilla apurahoilla tehdyt projektit. Pelkkä apuraha ei näy julkisessa portaalissa, vaan sille luodaan myös projekti. Tällöin julkisessa profiilissasi näkyy ko. projekti ja siihen saamasi rahoitus. Rahoitustieto tulostuu myös CV:llesi, jos tuotat sellaisen tutkimusportaalista.
Henkilökohtainen apuraha voidaan liittää myös yliopistolle saadulla rahoituksella toteutettavaan projektiin, jolloin se näkyy vain yhtenä rahoitusrivinä projektin julkisella sivulla. Henkilökohtaisesti saatu rahoitus tulostuu kuitenkin CV:llesi, jos tuotat sellaisen tutkimusportaalista.
Tutkimusportaaliin voidaan liittää henkilökohtaisina projekteina myös sellaisia projekteja, joita tutkijat tekevät yhteistyössä jonkin ulkopuolisen organisaation kanssa ilman erillisrahoitusta, mutta useinkin laskuttavat esim. matkakustannuksia ko. yhteistyökumppaniltaan.
Henkilökohtaisia rahoituksia ja projekteja ei voi itse syöttää tutkimusportaaliin. Jos haluat sellaisen tallennettavaksi, ota yhteyttä kirjastoon lacris@ulapland.fi. Kerro viestissäsi